No Acórdão nº 1401-007.490, publicado em 16 de julho de 2025, o Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (“CARF”) reafirmou importantes diretrizes acerca da dedutibilidade de despesas no âmbito da apuração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (“IRPJ”) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (“CSLL”), especialmente em operações envolvendo empresas vinculadas.

A decisão apreciou situação envolvendo a Fabricadora de Poliuretano Rio Sul Ltda., integrante do Grupo Ortobom, e abordou, examinando em detalhe três situações envolvendo a dedutibilidade de despesas em operações realizadas entre empresas do mesmo grupo econômico. São estas:

1. Pagamento de royalties pelo uso de marca;
2. Aluguel de imóveis utilizados por terceiros; e
3. Rateio de despesas entre empresas do mesmo grupo econômico.

O resultado do julgamento ilustra o posicionamento da jurisprudência administrativa no tocante à rigidez documental e formal necessária à fruição de deduções fiscais.

1. Royalties e Averbação no INPI

Nos termos do artigo 365, §3º, do Regulamento do Imposto de Renda de 2018 – Decreto nº 9.580/2018 (“RIR/18”) e do artigo 140 da Lei nº 9.279/1996 (“Lei da Propriedade Industrial”), a dedutibilidade de despesas com royalties relacionados à exploração de marcassomente é admitida se o contrato de cessão estiver devidamente averbado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (“INPI”).

No caso concreto, embora a marca estivesse regularmente registrada, a ausência de averbação do contrato de cessão junto ao INPI ensejou a glosa integral da despesa com royalties. Em seu recurso a empresa contribuinte sustentou que tal exigência não se aplicaria a operações entre pessoas jurídicas domiciliadas no Brasil. No entanto, o argumento foi rejeitado pelo CARF, que entendeu aplicável a exigência mesmo entre partes nacionais.

Desse modo, ficou sedimentado que a averbação no INPI constitui condição legal indispensável para que as despesas com royalties possam ser deduzidas na apuração do IRPJ, independentemente da origem nacional ou estrangeira da contraparte.

2. Aluguéis de Imóveis Ocupados por Terceiros

A empresa contribuinte arcava com despesas referentes ao aluguel de imóveis ocupados por franqueadas, sob a justificativa de manutenção da padronização da rede. No entanto, não houve demonstração de que tais imóveis eram utilizados pela própria pessoa jurídica contribuinte ou que os custos fossem imprescindíveis à sua atividade-fim.

Nesse cenário, à luz do artigo 47 da Lei nº 4.506/64 e do artigo 13 da Lei nº 9.249/95, o CARF entendeu que o pagamento de tais aluguéis configurou mera liberalidade, por se tratar de bens de uso de terceiros sem vínculo contratual de reembolso ou coobrigação. Assim, as despesas foram consideradas não necessárias à manutenção da fonte produtora, e, portanto, indenizáveis, mas não dedutíveis para fins fiscais.

3. Rateio de Despesas entre Empresas do Grupo

Quanto às despesas administrativas e de consultoria supostamente compartilhadas com outras empresas do grupo Ortobom, o colegiado manteve a glosa por ausência de documentação hábil que demonstrasse a existência de contrato prévio entre as partes e a adoção de critérios objetivos e proporcionais de rateio, em desrespeito ao disposto na Solução de Divergência COSIT nº 23/2013.

A fiscalização constatou que, embora houvesse a alegação de rateio entre 15 empresas do grupo, não havia critério de alocação formalmente ajustado nem evidência de que as despesas foram de fato incorridas em benefício proporcional das partes.

O lançamento foi mantido com fundamento no artigo 311 do RIR/2018, por entender que as deduções decorriam de despesas suportadas por mera liberalidade, veja-se:

“A possibilidade de deduzir despesas objeto de rateio de gastos compartilhados tem como pressuposto a celebração de contrato prévio que identifique as empresas que fazem parte.

Na ausência do contrato ou comprovação por parte do contribuinte, a determinação pela fiscalização de critério razoável e objetivo, nos termos da Solução de Divergência COSIT nº 23, […] garante legalidade ao procedimento, sendo cabível a glosa das despesas correspondentes.”

Além disso, o CARF pontuou que para serem dedutíveis, os custos compartilhados devem atender simultaneamente aos seguintes requisitos:

• Serem necessários, normais e usuais à atividade da empresa;
• Estarem formalizados por contrato específico entre as partes;
• Contarem com critério de rateio razoável, proporcional e previamente ajustado; e
• Estarem devidamente escriturados nas respectivas contabilidades, com o devido reflexo na apuração de resultados de cada empresa.

A decisão reforça a importância da atenção aos aspectos formais das relações intragrupo. Para que o rateio de despesas se alinhe com as exigências da fiscalização, bem como a jurisprudência consolidada dos tribunais, a operação deve ser tratada como se fosse realizada entre partes independentes. Dessa forma, os critérios justificadores da proporção do rateio devem ser objetivos e, para mais, adequadamente contabilizados e registrados em contrato.

4. Outras Glosas Mantidas

Além das três hipóteses acima, a decisão também manteve outras glosas relevantes, como:

• Despesas com serviços não comprovados, prestados por empresas com vínculos societários ou familiares com a contribuinte, cuja efetiva prestação não foi demonstrada de forma documental;
• Aplicações de capital (como instalação de ar-condicionado industrial) que foram indevidamente contabilizadas como despesas operacionais, contrariando o artigo 313 do RIR/2018;
• Omissão de receitas por manutenção de passivos sem comprovação de exigibilidade, hipótese em que foi reconhecida a presunção legal nos termos do art. 40 da Lei nº 9.430/96.

Conclusão
A decisão do CARF evidencia a rigidez com que a administração tributária tem tratado a dedutibilidade de despesas operacionais em operações entre empresas relacionadas, especialmente quando ausentes os requisitos legais formais, a exemplo de contratos registrados, critérios objetivos de rateio e comprovação documental efetiva da prestação dos serviços.

Nesse contexto, recomenda-se atenção redobrada dos contribuintes na formalização e execução das operações com partes vinculadas, incluindo:

• Averbação dos contratos de royalties no INPI;
• Elaboração de contratos de rateio com critérios proporcionais e objetivos;
• Justificação técnica e documental da necessidade e efetividade das despesas;
• Adoção de boas práticas contábeis e fiscais, com escrituração segregada e rastreável.

A equipe do consultivo tributário do escritório Dessimoni e Blanco Advogados, disponível por meio do e-mail consultoriatributaria@dba.adv.br, se coloca à disposição para esclarecimentos sobre o tema.