Participação e Votação à Distância em Assembleias
  • 17.04.2020
  • DBA-Administrador
  • ARTIGOS

Prezados clientes e colaboradores,

Por força da Medida Provisória nº 931, de 30 de março de 2020, que alterou dispositivos da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), a Lei nº 5.764, de 16 de dezembro de 1971 (Política Nacional de Cooperativismo), e a Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976 (Lei de Sociedades por Ações), autorizando, dentro outras matérias, voto à distância em assembleias gerais de sociedades anônimas de capital fechado, sociedades empresárias limitadas e sociedades cooperativas, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (“DREI”) editou a Instrução Normativa DREI nº 79, de 14 de abril de 2020, de forma regulamentar a participação e a votação à distância em referidas assembleias, a saber:

  1. As assembleias poderão ser semipresenciais ou digitais, sendo considerada (i) semipresencial, a assembleia em que parte dos acionistas, sócios ou associados possam participar e votar presencialmente e a outra parte possa participar e votar a distância; e (ii) digital, a assembleia em que os acionistas, sócios ou associados só possam participar e votar a distância, caso em que o conclave não será realizado em nenhum local físico.
  2. A participação e a votação a distância podem ocorrer mediante envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.
  3. Independentemente, das reuniões e assembleias serem semipresenciais ou digitais, elas deverão obedecer às normas atinentes ao respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social, conforme o caso, quanto à convocação, instalação e deliberação.
  4. Os documentos e informações relativos à reunião ou assembleia devem observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei para cada tipo societário e ser disponibilizados por meio digital seguro. Não obstante, referidas informações podem ser resumidas no anúncio de convocação, desde que indicado o endereço eletrônico na rede mundial de computadores onde estão disponíveis na íntegra.
  5. O instrumento de convocação deve informar, em destaque, o tipo de reunião ou assembleia adotada, detalhando como os acionistas, sócios ou associados podem participar e votar a distância. Ademais, deve listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital; os quais poderão ser enviados à sociedade previamente ao conclave, desde respeitados os prazos e condições previstos na Instrução Normativa ora referida.
  6. A sociedade deve adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os acionistas, sócios ou associados participem e votem.
  7. Para todos os efeitos legais, considera-se presente na reunião ou assembleia, o acionista, sócio ou associado: (i) que a ela compareça ou que nela se faça representar fisicamente; (ii) cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou (iii) que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade.
  8. O processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais poderão ser administrados por terceiros contratados.
  9. A sociedade deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.
  10. O boletim de voto a distância deve conter: (i) a ordem do dia; (ii) orientações sobre o seu envio à sociedade; (iii) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, ou representante; e (iv) orientações para que o voto seja considerado válido. Ainda, a sociedade deve disponibilizar versão passível de impressão e preenchimento manual.
  11. O boletim de voto a distância deve ser enviado na data da publicação da primeira convocação, e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave.
  12. Em até 2 (dois) dias do recebimento do boletim de voto a distância a sociedade deve comunicar o recebimento do boletim e documentos, bem como informar se o voto poderá ser considerado válido, ou ainda, se há necessidade retificação ou reenvio, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização.
  13. Quando a ata do conclave não for elaborada em documento físico as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital ou qualquer outro meio de comprovação da autoria, desde que atendidas as especificidades exigidas pelo DREI.
  14. As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus (Covid-19), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes, nos termos do item 7 acima, ou declarem expressamente sua concordância.

O escritório Dessimoni | Blanco está à disposição para maiores informações.

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