Não há muita escapatória do assunto de maior relevância (no mundo) no momento: a pandemia de COVID-19. O que até ontem era impensável vem colapsando nações e economias, colocando em xeque, dia após dia, nossas rotinas, a maneira que nos relacionamos, os hábitos e costumes e, principalmente, a forma de condução dos negócios.
Com a edição de normas e diretrizes governamentais de contenção da COVID-19, que proíbem ou limitam eventos privados e a circulação de pessoas, ampliando as medidas de isolamento social, a classe empresarial enfrenta desafios que vão desde a dificuldade de auferir receita até a ingrata missão de dispensar seus funcionários em massa para ganhar fôlego nessa onda de intempéries que parece não ter fim.
Esses desafios envolvem tomada de decisão. Duras e imprescindíveis decisões que, em sua maioria, dependem da deliberação de órgãos dirigentes, sócios ou acionistas, e deveriam ser conduzidas de maneira presencial, seja em razão de disposição legal, seja em razão de disposição contratual ou estatutária, quando sua observância iria diretamente de encontro com normas de saúde pública e segurança nacional.
A Medida Provisória nº 931, de 30 de março de 2020 (“MP 931/20”), veio como um pequeno alento aos empresários, autorizando, dentro outros, o voto à distância em reuniões e/ou assembleias gerais de sociedades anônimas de capital fechado, sociedades empresárias limitadas e sociedades cooperativas, tirando de pauta aquilo que não precisaria ser aflitivo, dentre tantas outras preocupações que o momento impõe.
Complementarmente, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (“DREI”) editou a Instrução Normativa DREI nº 79, de 14 de abril de 2020 (“IN 79”) para regulamentar a participação e a votação à distância em referidas reuniões e assembleias.
Ficou pacificada a possibilidade de realização das reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais, sendo considerada semipresencial aquela em que parte dos convocados possa participar e votar presencialmente e a outra somente possa participar e votar à distância; e digital a assembleia em que os convocados somente possam participar e votar à distância, inexistindo um local físico.
A IN 79 estabeleceu que a participação e a votação à distância podem ocorrer mediante envio de boletim de voto à distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico. O boletim de voto à distância, disponibilizado previamente pela sociedade, deve ser apresentado pelos que atenderam à reunião à distância e o registro de presença mediante atuação remota se dará a partir do sistema eletrônico de participação.
Evidente que ficam mantidas as regras do contrato ou estatuto social, conforme o caso, quanto à convocação, instalação e deliberação nas referidas reuniões ou assembleias, desde que observados os cuidados adicionais trazidos pela IN 79.
Os convocados ou seus respectivos representantes legais devem observar os requisitos para serem admitidos à reunião ou assembleia, assim como os prazos e condições previamente informados pela sociedade.
É imprescindível que a sociedade que opte por se valer de modelos semipresenciais ou à distância de reunião ou assembleia adote sistema e tecnologia acessíveis para que todos os convocados participem e votem, bem como forneça o suporte e acesso à informação necessários, evitando que haja algum prejudicado.
Vale lembrar também que aqueles que optarem pela condução das reuniões nas formas semipresenciais ou digitais deverão manter arquivados na sede social todos os documentos relativos à reunião ou assembleia, bem com a sua gravação na íntegra, pelo prazo aplicável à ação que possa requerer sua anulação.
Por fim, é válido dizer que essa crise trouxe uma necessária modernização às formas de tomada de decisão e seus reflexos. Se positivos ou negativos, serão percebidos com a implementação, cabendo, conforme for, os ajustes necessários.
Dra Ana Clara Marques de Barros Santos